A ficha de contexto: o que a sua empresa precisa escrever uma vez só

Por que a IA devolve texto genérico para a minha empresa?

Porque o pedido não carrega nada da empresa. Nem cliente, nem prazo, nem histórico, nem o que já foi tentado e não deu certo. Um pedido de onze palavras como "escreva uma proposta comercial para um cliente novo" não contém uma única informação sobre quem está pedindo.

Diante do vazio, a máquina preenche com o consenso, porque consenso é o que existe em abundância no material com que ela foi treinada. O resultado é uma proposta correta, bem estruturada e impossível de mandar, porque não diz nada que só você diria.

A máquina não adivinha o seu negócio. Ela completa o vazio com o que existe no mundo.

Existe um teste rápido para saber se a sua empresa tem esse problema. Pergunte para três pessoas do time o que a empresa vende. Se vierem três respostas diferentes, e normalmente vêm, então a identidade nunca foi escrita, e cada pessoa pede para a máquina a partir da própria versão.

Quais campos precisam estar na ficha de contexto?

São oito, e eles se dividem em três grupos: o que a empresa é, quem é o cliente e como a empresa escreve. Cada um existe para impedir um erro específico que se repete.

O que a empresa é

• O que a empresa vende, em uma frase. Não o nome do produto, e sim o problema que o cliente tinha antes de procurar você.
• O que a empresa recusa vender. Este é o campo que quase ninguém escreve e o que mais economiza constrangimento. Uma proposta que oferece o serviço que a empresa não faz é pior do que nenhuma proposta.
• Por que o cliente ficaria se o preço do concorrente caísse pela metade. Se não houver resposta, o que a empresa vende é preço, e nenhuma ferramenta conserta isso.

Quem é o cliente

• O cliente real, com cargo e situação. Não o cliente do plano de negócio. Nome do cargo, tamanho da empresa, momento em que ele procura você.
• O que ele já tentou e não resolveu. Sem esta linha, o resultado repete a sugestão óbvia que a empresa já descartou em janeiro.
• O que ele deixa de fazer por sua causa. Toda venda substitui alguma coisa: um fornecedor, uma planilha, uma pessoa, ou o hábito de conviver com o problema.

Como a empresa escreve

• Dois textos que você já publicou e um que recusou, com uma linha dizendo por que recusou. O contraexemplo ensina mais rápido, porque marca a fronteira em vez de marcar o centro.
• As palavras que a marca não usa, com o motivo ao lado. Sem o motivo, a lista vira capricho e ninguém respeita. Com o motivo, ela se defende sozinha.

Por que descrever o tom de voz quase nunca funciona?

Porque descrever o próprio tom é difícil até para quem escreve. Um pedido de texto "profissional, mas leve, direto e com personalidade" entrega quatro adjetivos que cada pessoa entende de um jeito, inclusive dentro do seu próprio time.

Adjetivo é interpretação. Texto pronto é evidência, e evidência não admite duas leituras. Por isso os dois últimos campos da ficha pedem textos, e não descrições.

Há um passo extra que rende muito: depois de colar os exemplos, peça para a ferramenta descrever o padrão que ela encontrou, antes de escrever qualquer coisa. Você lê a descrição e corrige ali, no barato, em vez de descobrir o desvio depois de vinte textos prontos.

Onde colar a ficha depois de preenchida?

Em dois lugares, e o segundo é o que economiza tempo de verdade.

1. No começo do pedido, antes de dizer o que você quer. Funciona em qualquer ferramenta e não depende de recurso nenhum.
2. Nas instruções permanentes da ferramenta, quando ela tiver esse campo. Aí a ficha vale para toda conversa nova sem precisar ser colada de novo, e o time inteiro passa a partir do mesmo ponto.

A partir daí, o pedido volta a ser curto. Ele só precisa dizer o que você quer agora, porque quem é você já está escrito.

E se cada pessoa do time pedir de um jeito diferente?

Então nada fica comparável, e a empresa não consegue nem dizer se está melhorando. Cada resultado vira um caso isolado, avaliado no gosto de quem pediu.

A ficha resolve metade disso, porque dá a todo mundo o mesmo ponto de partida. A outra metade é um padrão mínimo de três linhas em cada pedido:

1. Para quem é, com cargo e situação, e não só o nome da empresa.
2. O que já foi tentado e não resolveu.
3. Como você vai saber que ficou bom, escrito antes de pedir. Critério escrito depois vira opinião. Escrito antes, vira teste, e o teste pode ser repetido por outra pessoa.